يواجه منظمو المواعيد الميدانية العديد من التحديات ، وكثير منها غير مرئي تقريبًا لنا كمدربين وأولياء أمور ولاعبين وأعضاء مجلس إدارة ومالكين.
قبل سنوات ، انخرط لاعب سابق في الدوري الإنجليزي وزميل أعمال في مناظرة مع أصدقائه في إحدى الحانات الإنجليزية.
كان السؤال: من هو أهم شخص في اتحاد الكرة؟ هل كان مدرب مشهور؟ لاعب موهوب؟ صاحب فريق؟ رئيس اتحاد كرة القدم؟
لا احد منهم.
قررت المجموعة أن أهم شخص في الجمعية هو المجدول. لماذا؟ لأن المجدول يجب أن يكتشف كيفية تصميم جميع المسابقات المختلفة محليًا وعبر القارة والعالم ، بالإضافة إلى فترات الراحة والراحة.
لا يمتلك جدولة المجال المحلي لدينا وظيفة واسعة مثل جدولة اتحاد كرة القدم. ومع ذلك ، فهم يواجهون العديد من التحديات ، وكثير منها غير مرئي تقريبًا لنا كمدربين وأولياء أمور ولاعبين وأعضاء مجلس إدارة ومالكين. بدون جدولة الملعب والمنشآت ، لن يكون لرياضيينا مكان للتدريب أو التنافس.
ما هي الأشياء الأربعة الرئيسية التي يقوم بها المجدولون الميدانيون ليكونوا فعالين؟
إذا كان ناديك لا يمتلك الحقول والمرافق الخاصة به ، فإن أحد أهم الأشياء التي يقوم بها منظم المجال الخاص بك هو بناء علاقات عمل إيجابية مع المنظمات التي تستأجر حقلك منها. هذا مهم بشكل خاص عندما يستأجر ناديك ملاعب من قسم الحدائق المحلية الذي يعمل مع مجموعة واسعة من المنظمات الرياضية.
يجب على منظمي المواعيد الميدانية تطوير عادة التواصل المنتظم مع موظفي المتنزهات ، بما في ذلك أيام الأسبوع والأوقات الأكثر ملاءمة للتحدث معهم. كما يحتاجون أيضًا إلى اكتشاف طرق الاتصال التي تعمل بشكل أفضل ، مثل البريد الإلكتروني أو الهاتف.
جزء من بناء علاقة عمل جيدة مع موظفي الحدائق المحلية هو تعلم أساسيات كيفية عمل إدارة الحدائق ونظام الجدولة الخاص بها. معرفة عدد المنظمات والرياضات التي تستخدم منشآتها ، لا سيما عدد منها يستخدم نفس المرافق التي يستخدمها ناديك وفهم عملية طلب الحقول ، بما في ذلك المواعيد النهائية الرئيسية ، يساعد منظمي المواعيد على أن يكونوا أكثر فاعلية في تقديم الطلبات الميدانية وتلقي بنجاح التخصيصات الميدانية التي تحتاجها أنديتهم.
عند التنافس على التأجيرات الميدانية ، من المفيد لمنظمي جدول مباريات النادي فهم كيفية مقارنة احتياجاتهم مع المنظمات الأخرى التي ترغب أيضًا في استخدام نفس الحقول.
من آخر يستخدم الحقول؟
هل المنظمات الأخرى تستخدم مجالات أكثر من ناديك؟ حقول أقل؟
هل تحتاج إلى حقول في نفس الأوقات أو أوقات مختلفة عن المستخدمين الآخرين؟
هل تضع فرقًا أكثر أم فرقًا أقل في الملعب أكثر من المستخدمين الآخرين؟
هل هناك حد أدنى للتخصيصات أو الحصص المخصصة لأنواع معينة من المستخدمين الميدانيين؟
يمكن أن يساعد فهم البيئة التي يستأجر فيها النادي الخاص بك المجدولين الميدانيين بشكل أكثر نجاحًا في التفاوض على التصاريح الميدانية ، حيث يمكنهم إظهار أن ناديك مدروس وفعال في استخدامه للموارد الميدانية المشتركة أو المحدودة لقسم المنتزهات. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكتشف المجدولون الميدانيون عناصر عملية الجدولة الميدانية التي يمكنهم التأثير فيها ، بالإضافة إلى العناصر “المعطيات” التي لا يمكن تغييرها.
يجب على المبرمجين الميدانيين وغيرهم في مؤسساتهم ، مثل الآباء وأعضاء مجلس الإدارة والمدربين ، تجنب “التحول إلى السياسة” والقفز فوق رؤساء موظفي الحدائق إلى كبار مديري الوكالات والمسؤولين المنتخبين لحل المشكلات الصغيرة أو الثانوية. رفع القضايا إلى كبار المشرفين والمسؤولين المنتخبين قبل أن يكون ذلك مناسبًا يمكن أن يؤدي إلى عدم الثقة في موظفي المنتزهات الأمامية الذين يحتاج المنظمون الميدانيون معهم إلى علاقات عمل جيدة للحصول على الحقول التي تحتاجها أنديتهم للاعبيهم.
أخيرًا ، يحتاج القائمون على الجدولة الميدانية إلى معرفة ما إذا كانت هناك اتصالات بين نظام جدولة المنتزهات والبطولات المحلية وتعيين الحكام ومسؤولي اللعبة. إذا لم تكن هناك ارتباطات ، وغالبًا لا توجد روابط ، فإن مجدول الحقول لديه اتصالات وعلاقات إضافية لبناءها.
المفتاح الثاني الحاسم لجدولة الميدان هو معرفة الاحتياجات الميدانية والمرافق لناديك. يتضمن ذلك احتياجات النادي المحددة لعدد الحقول وأحجامها ، وأيام الأسبوع للتأجير ووقت اليوم وطول الدورات التدريبية والألعاب.
بالإضافة إلى العدد المثالي للحقول المطلوبة ، من المهم للمجدولين الميدانيين فهم الحد الأدنى من احتياجات مجال النادي لدعم برامجه. يتيح ذلك لمنظمي الجدولة أن يكونوا مبدعين في استيعاب المواقف التي يوجد فيها نقص في المساحة الميدانية. يطور جدولة الحقول هذا الفهم لإنشاء إطار العمل الذي يتم من خلاله جدولة الحقول في أربع خطوات.
أولاً ، يتحدثون إلى مدرائهم المدربين وموظفي التدريب لاكتشاف ما تحتاجه الفرق الفردية من خلال طرح أسئلة حول عدد المرات التي تحتاج فيها الفرق الفردية إلى التدريب ، وما هي الفرق التي تحتاج إلى التدريب معًا أو في المجالات المجاورة وأي الفرق لا ينبغي أن تتدرب معًا.
ثانيًا ، يتعرف المجدولون الميدانيون على الموقع الفعلي وشروط وميزات الحقول التي يمكن استئجارها وستستخدمها الفرق.
ثالثًا ، يتحدثون إلى أمين صندوق النادي وأعضاء مجلس الإدارة لفهم ميزانية النادي للتأجير الميداني.
رابعًا ، يقوم المبرمجون الميدانيون بأداء سحر احتياجات فريق الدمج والميزانية والحقول المتاحة. يمكن أن يتأثر هذا أيضًا بعوامل أخرى ، بما في ذلك:
المدربين الذين يعملون مع فرق متعددة
الفئات العمرية مع فرق متعددة
الفرق الأصغر سنًا التي تحتاج إلى التدرب في أوقات مبكرة مقارنة بالفرق الأكبر سنًا
استيعاب اللاعبين الذين يتنقلون أو يتنقلون بين الفرق
تدريب متخصص للوظائف الفردية ، مثل تدريب حارس المرمى
توفر جدولة اللعبة طبقة أخرى من التعقيد لجدولة المجال. من أصعب الأسئلة التي تواجه مجدول المجال هو مقدار الوقت الذي يجب تخصيصه بين الألعاب. هذا يعتمد على عدة عوامل ، بما في ذلك:
ما هو الوقت الذي يحتاجه المدربون بين المباريات إذا قاموا بتدريب فرق متعددة؟
هل هناك مساحة كافية خارج الملعب لعمليات الإحماء الجماعية؟ أو هل تحتاج الفرق إلى الإحماء في الملعب بين المباريات؟
هل يجب إعادة ضبط خطوط المجال والأهداف للفئات العمرية المختلفة ، مثل الألعاب ذات الجوانب الصغيرة للاعبين الأصغر سنًا؟
هل يجب جدولة وقت إضافي بين الألعاب في وقت لاحق من اليوم كمخزن مؤقت للألعاب السابقة التي قد يتم تشغيلها متأخرًا؟
هل هناك شروط في تصريح الاستخدام الميداني فيما يتعلق بوقت البدء والانتهاء للألعاب؟ في أشهر الشتاء أو في الألعاب المسائية المتأخرة ، متى تنطفئ الأضواء الميدانية؟
أحد مفاتيح الجدولة الميدانية الناجحة هو إنشاء وتوصيل توقعات واقعية للوظيفة بين المجدولين الميدانيين وغيرهم في النادي ، بما في ذلك الملاك وأعضاء مجلس الإدارة والمدربين والآباء واللاعبين.
الكثير مما يفعله مجدول الحقول غير مرئي للآخرين ، حيث قد يرون فقط الجداول النهائية أو المحدثة ، وليس الجهد المبذول في إنشاء تلك الجداول.
يتضمن تطوير نظام جدولة فعال للمجال المكونات التالية:
تقويم يوضح متى يتم تخصيص الحقول من قبل إدارات الحدائق ومتى يمكن إصدار التصاريح. غالبًا ما تخصص التصاريح الاستخدام الميداني في فترات زمنية كبيرة لا يتم التمييز بينها إلا حسب استخدام النادي ، وليس من خلال الفرق أو الألعاب الفردية.
تقويم داخلي للنادي مع تواريخ لتوزيع جداول ميدانية مفصلة لممارسات وألعاب الفريق الفردية. يرغب أعضاء النادي ، بما في ذلك المدربون والآباء واللاعبون ، عمومًا في الحصول على إشعار مسبق بقدر الإمكان لتدريب الفريق القادم ومواعيد المباريات.
تحديد المشاركين وكيفية مشاركتهم في تطوير ومراجعة مسودة وجداول ملعب النادي النهائية. قد يقوم المجدول الميداني بوضع مسودة الجدول الزمني مع مدخلات ومراجعة مدير التدريب وكبار موظفي التدريب والمدربين قبل إصدار الجدول الزمني النهائي.
نهج لمعالجة تغييرات الجدول الزمني ، عند الحاجة. يجب أن يشمل ذلك من يحتاج إلى المشاركة وكيفية توزيع الجداول المنقحة لتقليل الالتباس حول الجدول الزمني الأكثر حداثة.
من المهم أن يقوم المجدولون الميدانيون بتقديم الطلبات الميدانية في أقرب وقت ممكن والوفاء بالمواعيد النهائية لقسم الحدائق. من المهم أيضًا أن يكون لمنظمي المواعيد الميدانية خطط احتياطية لتلك الأوقات التي لا يتلقون فيها المخصصات الميدانية والتصاريح التي تحتاجها أنديتهم.
تشمل خيارات تأمين الحقول البديلة طلب الحقول من الوكالات الحكومية الأخرى والمرافق الخاصة (بما في ذلك المراكز المجتمعية والمدارس) والمنظمات الرياضية الأخرى التي قد تمتلك مجالاتها الخاصة.
للحصول على الحقول ، يحتاج جدولة الحقول أيضًا إلى فهم تفاصيل الاتفاقيات المطلوبة مع أقسام المنتزهات. تتطلب بعض إدارات الحدائق تنفيذ عقود رسمية وإنشاء حسابات محددة للفواتير والمدفوعات. عندما يحتاج النادي إلى إقامة علاقة عمل مع إدارة المنتزهات ، فمن المهم فهم المدة التي سيستغرقها تنفيذ العقد وإنشاء مثل هذه الحسابات من جانب كل من إدارة الحدائق ومنظمة المجدول الميداني.
بعض الأسئلة الرئيسية التي يجب أن يطرحها جدولة الحقول تشمل نوع التأمين الذي يتطلبه قسم المنتزهات وشروط وأحكام مدفوعات الإيجار الميداني. يمكن تصنيف معدلات الإيجار بعدة طرق ، بما في ذلك معدلات مختلفة للمنظمات غير الهادفة للربح مقابل المنظمات الربحية ، للمقيمين مقابل غير المقيمين في ولاية قضائية معينة ، للأعضاء مقابل غير الأعضاء في مؤسسات محددة ، للمشاركين ذوي الدخل المنخفض أو ذوي الاحتياجات الخاصة ، أو لفئات عمرية محددة ، مثل معدلات الشباب مقابل معدلات البالغين.
يجب أن يستفسر القائمون على الجدولة الميدانية عن النطاق الكامل لمعدلات تأجير الملاعب حتى يتمكنوا من التفاوض على أفضل الأسعار لمنظماتهم نظرًا لأن تأجير الملعب غالبًا ما يكون أحد أكبر مصروفين لمعظم أندية كرة القدم للشباب.
يحتاج المنظمون الميدانيون أيضًا إلى معرفة السياسات والعقوبات الخاصة بإلغاء إيجارات الحقول ، بما في ذلك سياسات الاسترداد. يتمثل أحد التحديات الداخلية للأندية في تطوير فهم بين المدربين وأولياء الأمور وأعضاء مجلس الإدارة بأن العديد من أقسام المتنزهات لن تقدم المبالغ المستردة للإيجارات الميدانية بعد تاريخ معين ، وأحيانًا ما يصل إلى 10-14 يومًا قبل الاستخدام الميداني المسموح به. قد يكون للمنظمات المرجعية شروط مماثلة.
يمكن أن تؤدي التغييرات الميدانية في اللحظة الأخيرة إلى تكبد العديد من التكاليف للنادي ، بما في ذلك رسوم الإيجار للحقول غير المستخدمة ورسوم الإيجار الجديدة للحقول البديلة ورسوم الإلغاء للحكام والرسوم الجديدة للحكام وغرامات الدوري. يمكن أن تصل هذه الأموال بسهولة إلى مئات الدولارات لجلسة تدريب واحدة أو مشاجرة أو لعبة.
أخيرًا ، من المهم للمجدولين الميدانيين أن يفهموا ويتواصلوا مع من يتخذ القرار بشأن إلغاء الاستخدام الميداني للطقس العاصف أو غيره من الظروف غير المتوقعة. في كثير من الأحيان ، هناك عملية رسمية داخل قسم الحدائق. قد يكون للأندية الفردية أيضًا عملياتها الخاصة لاتخاذ مثل هذه القرارات. من القضايا وثيقة الصلة كيفية توصيل تغييرات اللحظة الأخيرة للمدربين واللاعبين وأولياء الأمور وغيرهم. يجب أن يفهم المجدولون الميدانيون أيضًا سياسات الإلغاء وإعادة الجدولة التي تتبعها إدارة المنتزهات للطقس غير المتوقع والأحداث الأخرى.
عندما يكون اللاعبون في الملعب لتدريب الفريق أو الألعاب ، قد يحتاج شخص ما إلى الاتصال بمجدول الميدان أو موظفي قسم المنتزهات لمعالجة الظروف غير المتوقعة ، مثل نقص الإضاءة الميدانية أو الحمامات المغلقة أو مشكلات السلامة. من المهم للمجدولين الميدانيين تزويد الفرق والمدربين بمعلومات الاتصال بعد ساعات العمل لكل من موظفي النادي والمنتزهات.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب على المدربين ومديري الفرق وموظفي النادي دائمًا حمل نسخ من تصاريح الاستخدام الميداني لناديهم وجداول استخدام المجال الفردي للفريق كلما كانوا في الملعب. في كثير من الأحيان ، يمكن أن تساعد هذه المستندات بسهولة في فرز الاستخدام الميداني للخلط بين فرق النادي والمستخدمين الميدانيين الآخرين.